高考及其他许多类似工作有大量的数据需要录入，为了便于汇总，各校必须统一格式，所以一般由上级主管部门设计好一个数据库，再辅之以一个录入的界面。这样虽然操作起来非常直观，但丝毫不能减轻数据录入的工作量（除了自动编号之外）。仔细研究一下他们的数据库和数据构成，我们就可以放弃那些漂亮的录入界面，在EXCEL2000中轻松完成。
一、表头的设计处理
首先要自己设计一张工作表。表头上的表项设置，必须建立在对上级部门数据库的认真剖析的基础之上。如果是传统的DBF数据库，当然可以直接在EXCEL中进行相关操作；如果是ACCESS数据库，经过适当处理，我们也可以在EXCEL2000中对它进行操作。实在不行，那就逐项记录下所要录入的数据项，自己设计一个表头也是可以的。表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。;
二、“查找、替换和“自动更正功能的巧用
再来分析一下这些数据：在“毕业学校一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“4Z代表“枣阳市第四中学，等全部完成后再按“Ctrl+H把所有的“4Z全部替换为“枣阳市第四中学不就行了？;;
[提示：尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用“4代替“枣阳市第四中学试试，做了“全部替换后可别骂人哟！];;;
如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正功能。使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的“4z定义更正为“枣阳市第四中学，定义的方法是：;;;
1.从工具菜单中选择“自动更正，打开自动更正对话框。
2.在“替换框中输入数据，;如：“4z，在“替换为框中输入数据，如：“枣阳市第四中学，单击“添加，再单击;“确定。
之后，只需在单元格中输入“4z两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学。;;
三、输入法的自动切换
在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。
启动Excel;2000，新建一工作簿，取名为“2002.xls，右键单击工作表标签“Sheet1，选择“重命名，改名为“学籍登记表。先将小张经常使用的“智能陈桥输入法设为默认汉字输入法：单击右下角的“En图标，选择“属性，在出现的对话框中选择语言标签下的“智能陈桥输入平台，单击[设为默认值]并确认。按上述设计输入表头内容，然后选中“姓名、“性别等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模式选项卡，在“模式下拉列表框中选择“打开，单击[确定]按钮（如图1）。再选择其他各列，同上操作步骤，调出“输入法模式选项卡，在“模式下拉列表框中选择“关闭（英文模式），单击[确定]按钮即可。
经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不同的单元格时，Excel;2000能够根据我们进行的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦。;
