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Excel文件的打印技巧(上)

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  相对Word而言,Excel文件的打印要复杂一些。Excel工作表不仅大小悬殊,并且一个文件的打印范围也是多种多样的。下面笔者就以Excel 2003为例,介绍Excel文件打印的一般步骤。

  增强文件的可读性

  Excel文件的打印结果是各类报表,因此它的可读性显得格外重要,下面是增强可读性的几个具体措施:

  1. 建立页眉和页脚

  工作表的页眉和页脚包含了许多有用信息,例如报表的页码或工作表标题等等,用户只需单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置的页眉和页脚,就要打开“页眉”或“页脚”下拉列表,从中选择“第1页”、“第1页,共?页”之类的内容。如果需要自行建立自己的页眉和页脚,可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能是完全相同的,其中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文本的字体格式,最右边的按钮用来设置图片的大小等格式,中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等内容。

  2. 打印行或列标题

  如果Excel制作的报表大小超过了一页,要保证第一页以后的各页均能看到行或列的标题,以便正确标识各行或列数据的具体含义。办法是单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。当每一页需要重复打印列标题时,请将光标插入“顶端标题行”框,然后用鼠标选中包含列标题的所有单元格即可输入引用,或者将列标题的单元格引用直接输入“顶端标题行”框。如果每一页需要重复出现行标题(一般在A列),可以按相同方法将光标插入“左端标题列”框,然后按上面介绍的方法设置行标题的引用。

  3. 使所有数据可见

  如果某一单元格中的文本或数字超出了列宽,那么打印出来的文本将被截断,打印出来的数字则会显示为“######”。为此,打印之前必须确保工作表中的所有数据可见:如果发现了某一列的宽度不够,只需将光标放到该列列标右侧的边线处,待光标变成双向光标后双击边线,即可自动增加列宽以适应数据的长度。也可以单击“格式”菜单中的“单元格”命令。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡,选中“文本控制”下的“自动换行”,即可使数据自动换行以适应列宽。