从SharePoint列表往Excel导入数据

dn001 2009-06-08 22:32:45

　　可以从 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 或 Windows SharePoint Services 2.0 网站中的列表导入数据并对这些数据进行分析。例如，可以从 SharePoint 网站导入一个零部件库存清单，然后在 Microsoft Office Excel 2007 中创建一个数据透视表 (数据透视图报表：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。)以汇总和比较这些数据。

　　概述

　　若要从 SharePoint 网站导入数据，在要使用 SharePoint 列表的计算机上必须安装有 Office Excel 2007。

　　将数据从 SharePoint 网站导入到 Office Excel 2007 后，可以在 Office Excel 2007 中分析这些数据，但在 Excel 中所做的任何更改都不会反映在 SharePoint 网站上的列表中。

　　若要使用 Office 程序操作 SharePoint 网站上的列表中的数据并在 SharePoint 网站中反映这些更改，可以使用 Microsoft Office Access 2007 或使用 Visual Basic for Applications (VBA) 的解决方案。

　　此外，还可以在保存为 Excel 97-2003 工作簿(.xls 格式)的工作簿中操作 SharePoint 列表中的数据。不过，如果将 Excel 2003 工作簿另存为 Office Excel 2007 工作簿(.xlsx 格式)，则只能从 SharePoint 列表提供只读连接。

　　当该列表继续在网站上更新时，可以用来自 SharePoint 网站的最新数据更新该工作簿。从 SharePoint 网站更新数据时，来自 SharePoint 网站的原始数据和您在 Office Excel 2007 中所做的所有更改都将被覆盖。

　　在 Office Excel 2007 中，可以将数据导入一个现有工作表，也可以创建一个新的工作表。如果 SharePoint 网站上的列表中包含文件夹，则在生成的 Excel 工作表中不会出现该结构。

　　将具有只读连接的 SharePoint 列表中的数据导入到列表中时，会将“项目类型”和“路径”列添加到工作表上的数据中。使用这两列可以根据数据的类型及其在网站上的位置(例如，数据位于该列表的子文件夹中)对数据进行筛选和排序。

　　若要从 SharePoint 网站上的列表导入数据，必须连接到 SharePoint 网站并具有读取该列表的权限。

　　从 SharePoint 列表导入数据

　　您可以从 Windows SharePoint Services 3.0 或 Windows SharePoint Services 2.0 网站上的列表导入数据。从 SharePoint 列表导入数据时，有些步骤会因 SharePoint 网站上运行的版本而异。

　　如何确定 SharePoint 网站上运行的版本

　　·在 Windows SharePoint Services 3.0 网站的右上角，可能会显示一个包含您的用户名或帐户的菜单。

　　·在 Windows SharePoint Services 2.0 网站上，位于左上角的顶级导航可能包含“主页”、“文档和列表”及“帮助”链接。

　　注释网站所有者或管理员可以自定义您的网站。如果您不确定使用的是哪一版本，请与网站所有者或管理员联系。

　　1、请在 SharePoint 网站上执行下列操作之一：

　　Windows SharePoint Services 3.0

　　1、如果该列表尚未打开，则请在“快速启动”上单击其名称。如果该列表的名称未显示，请单击“查看所有网站内容”，然后单击该列表的名称。

　　2、在“操作”菜单上，单击“导出到电子表格”。

　　3、如果系统提示您确认该操作，请单击“确定”。

　　Windows SharePoint Services 2.0

　　1、如果该列表尚未打开，请单击“文档和列表”，然后单击该列表的名称。

　　2、在显示该列表的页面上，在“操作”下，单击“导出到电子表格”。

　　二、在“文件下载”对话框中，单击“打开”。

　　三、当系统提示您是否在计算机上启用数据连接时，如果您认为到 SharePoint 网站上数据的连接可以安全启用，则单击“启用”。

　　四请执行下列操作之一：

　　·如果没有打开工作簿，Excel 将新建一个空白工作簿，并在新工作表中以表的形式插入数据。

　　·如果已打开工作簿，请在显示的“导入数据”对话框中执行下列操作：

　　1、在“请选择该数据在工作簿中的显示方式”下，单击“表”、“数据透视表”或“数据透视图和数据透视表”。

　　2、在“数据的放置位置”下，单击“现有工作表”、“新工作表”或“新工作簿”。

　　如果单击“现有工作表”，请单击要放置该列表的左上角的单元格。

　　3、单击“确定”。

　　从 SharePoint 列表更新数据

　　当其他用户继续更新 SharePoint 网站上的列表时，您可以用最新的更改来更新工作表中的数据。但这样做会覆盖最初从 SharePoint 列表导入的数据及对 Excel 中的数据所做的更改。

　　1、在要更新的表内单击任意位置。

　　2、在“外部表数据”选项卡上，单击“刷新”。

　　提示如果不再需要工作表与 SharePoint 网站之间的连接，可以断开该表的链接。在“外部表数据”选项卡上，单击“取消链接”。