六、图表及处理功能

（一）制作数据表
PowerPoint提供了一个辅助应用工具。使用它可以方便地将各种数据转化为图表。
1、图表编辑环境
Microsoft;Graph是一个图表编辑工作环境，它是嵌入在PowerPoint中的一个应用程序，它随PowerPoint一同被安装，有了它，用户可以直接进行图表的制作。进入图表工作环境的方法有两种。
（1）从幻灯片版式对话框中选择“图表版面，则幻灯片中出现一个对象框，提示用户在框中双击鼠标就可以进入图表工作环境。
（2）在任何一个版面中，从常用工具栏中单击插入图表按钮，也可以进入图表编辑工作环境。
此时，已经是在图表状态下工作了，从工作窗口的菜单选项命令中可以看出，除了文件菜单中的各项命令还是PowerPoint的命令外，其它各个菜单中的命令都已经变成了与图表有关的各项命令了。同时，工具栏也发生了变化，原来PowerPoint中的工具不见了，换成图表工具栏，用这个工具栏，就可以完成对图表处理的各种工作。
图表工作环境中的工作对象分两部分，一是数据表，二是图表。用户可以在数据表中输入各种数据，这些数据就会直接反映到图表中。退出图表工作状态后，在幻灯片中得到的是图表中的内容，数据表中的内容在幻灯片中看不到，它的作用就是提供各种数据，帮助建立图表。
退出图表工作状态，返回到幻灯片工作环境的方法是：单击数据表和图表工作框外的部分，即可退回到幻灯片工作环境。如果需要对图表进行修改，可以直接在图表上双击鼠标，就可以再次进入图表工作状态。
2、数据表
在图表工作环境中，首先要对数据表工作，在数据表中输入各种数据。数据表是一个工作窗口，它由单元格组成，每个单元格中可以放置一个数据。单元格是由行一列交叉组成的，除第一行的第一列外，其余各行和各列都有名称来标识。行标识用数字表示，列标识用英文字母表示。在数据表中每一个单元格和位置是唯一的。
在数据表中，第一行和第一列是用来输入数据标识的。通过这些标识，可以确定以后各行各列中数据的含义。其余的各行各列中是输入数据的，通过这些数据和数据前面的标识，就可以生成图表。
数据表的最大容量是4096行，4000列。
数据表中的“区域。一个区域是由多个单元格组成的一个范围。选中一个区域后，就可以对其中的所有单元格进行统一操作。选中区域的方法有：
（1）在行标或列标上单击鼠标，可选中相应的一行或一列。
（2）单击任何一个单元格，就可以选中该单元格，按住并拖动鼠标，就会选中鼠标经过的区域。
（3）选中一个单元格，按住SHIFT键，在另一个单元格上单击鼠标，会选中两个单元格之间的所有单元格。
（4）在行标或列标的交叉处，即数据表左上角的方框（选择按钮）上单击，会选中数据表的全部单元格。
3、在数据表中输入数据
选中单元格后，可直接在其中输入数据。单元格中原有数据会自动删除。在一个单元格中最多可以输入255个英文字符。输入结束后，按回车或TAB键退出输入状态。当一个单元格中的文字长度超过单元的宽度时，如果该单元格右面是空的，文字将延伸到其它单元格中。如果该单元格的右面有内容，则该单元格中只能显示单元格宽度的文字内容，超出部分将被遮住。此时可以通过调整单元格宽度的方法使该单元格中的内容全部显示。
在输入新的数据，创建自己的图表之前，应先删除数据表中的原先存在的样例数据。删除的方法是：（1）选中包含需要操作对象的区域。（2）按住键盘上的删除键，删除选中区域中的数据。
若要删除表中的全部数据，可单击选择按钮选中全部数据表，再按删除键。
数据表中的数据发生了变化，图表中的内容也随即发生改变。当用户删除了数据表中的数据后，图表中的相应内容也发生了改变。如果全部删除数据，则图表中就不存在任何内容了。在输入数据时，应在第一行和第一列中输入标识，明确每个数据的具体含义。输入时：（1）单元格输入完毕，按回车，会转到下一个单元格，可继续输入。（2）按下TAB键，会选中该单元格右面的单元格；（3）按住SHIFT+ENTER键，会选中原单元格上面的单元格；（4）按住SHIFT+TAB键，会选中原单元格左面的单元格；如果在输入数据前，选定数据的输入范围。输入时，按住ENTER键或TAB键，单元格将只在选定的区域中移动，输入的数据就不会超出范围。
4、对数据表的修改和格式化操作
（1）修改行宽
单元格的宽度可以修改，但不能只修改某一个单元格的宽度，而是该单元格所在的一列的宽度。方法是：①将鼠标移动到该单元格所在的列和右面一列的交界处，鼠标变成双向箭头。按住并左、右拖动鼠标即可改变该列的宽度。②当鼠标处在两列列首的交界时，双击鼠标，则光标左侧的列宽会自动调整，调整后的宽度正好与该列中最宽的文字宽度相同。
（2）改变单元格的格式
单元格中的字体、字形、字号等特征都可以修改。对一个单元格中的文字的修改，将改变整修数据表的文字特征。方法是：①选中单元格，从格式有单中选择字体命令。②在字体对话框中根据自己的需要进行修改。
字体也可以通过菜单找到。在任何一个单元格上单击鼠标右键，就可以弹出的快捷菜单中找到字体命令。
对单元格的格式化操作还可以通过工具栏进行。①从视图菜单中选择工具栏命令，出现工具栏子菜单。②在子菜单中选择需要的工具栏。单击该工具栏上的相应按钮即可。其中：货币样式：给单元格增加货币符号，该符号的格式由当前Windows环境中使用的货币格式决定。
百分比样式：使单元格中的数据以千分位的格式表示。如12345将表示为12，345。
增加小数位数：使用单元格的数据中小数点的位数增加一位。
减少小数位数：使用数据中小数点的位数减少一位。
对单元格的格式化还可以用格式菜单中的“数字命令。打开对话框，从中选择必要的格式。
（3）移动、复制单元格数据
①选中一个区域，将鼠标移动该区域边缘，鼠标变成白色十字箭头。②按住并拖动鼠标，即可将选中区域的内容移动到下一个位置。③在移动鼠标的同时按住CTRL键，移动就变成了复制。复制时，如果原来位置中有内容，则原内容将被新内容替换。
（4）插入和删除单元格
插入数据可以按下面步骤进行：①在需要插入数据的位置的下一个行或列首单击鼠标，选中一行或一列。②在选中区域单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“插入命令，就可以插入一行或一列新单元格。③除了插入一整行或一整列外，还可以插入单独一区域的单元格，选定需要插入的区域。④选择“插入命令，出现对话框，选择相应的选项。⑤选择活动单元格下移选项。则插入一个新的空白单元格。原单元格中的数据下移一行。
删除单元格的方法与插入单元格的方法完全相同，区别在于使用的命令是“删除。该命令可以从快捷菜单中找到。
菜单中的删除命令与键盘的删除键的功能是有区别的。删除命令的作用是删除单元格，连同单元格中的全部内容。而键盘上的删除键在数据表中的作用是删除单元格的数据，并不删除单元格。它相当于菜单中的“清除命令。
有时在图表操作过程中，并不想永久删除某一行或某一列的数据，而只想将这一行或一列从图表中暂时去掉。方法是：①在数据表中某一行或某一列的行头或列头双击鼠标，就可以将该行或列从图表中暂时去掉。此时该行或列的数据全部变成灰色。②在已从图表中被临时去掉的数据行首或列首再次双击鼠标，就可以从图表中恢复这一行或这一列的数据，数据恢复原有的颜色。
这两项操作也可以通过菜单命令来实现。在菜单中有两个命令。包含行/列命令对应的操作是从图表中还原数据；不含行/列命令对应的操作是从图表中消隐数据。
PowerPoint初学教程(1)