Word与Access数据交流技巧

dn001 2007-11-23 22:03:23

　　Word与Access同为微软公司Office软件包的一个组成部分，它们之间有着密切的联系，为方便用户的使用，现将如何实现Word与Access数据交流的方法介绍如下：

一、在Word中利用Access的数据

　　(一)在原有Word文档中插入MicrosoftAccess表或查询的内容

　　1.在Word文档中选定要插入表或查询的位置。

　　2.寻视图中的“工具栏，然后点击“数据库，显示“数据库工具栏，然后单击“插入数据库按钮。

　　3.在弹出的“数据库窗口中单击“获取数据按钮，在“打开数据源的“文件类型中选择“MSAccess数据库。在“文件名框中输入所需MicrosoftAccess数据库的名称，然后单击“打开按钮。

　　4.单击“表格或“查询，然后选择所需表格或查询，最后单击“确定按钮。

　　5.如果要选定记录、域或二者的子集，并将它们包含在Word表格中，请单击“查询选项按钮，选好所需选项，再单击“确定按钮。

　　6.如果要自定义Word的表格形式，请单击“表格自动套用格式按钮，选定所需选项后单击“确定按钮。

　　7.单击“插入数据按钮，在“插入记录下，选定希望包括在Word表格中的记录。

　　8.如果希望源数据改变时可更新Word表格中的数据，可再选中“将数据作为域插入复选框，然后单击“确定即可。

(二)将MicrosoftAccess数据输出到Word文档中

　　1.在MicrosoftAccess中，打开所需数据库，然后打开数据库对象：表、查询、窗体或报表。

　　2.选定所需输出数据的行和列。

　　3.单击“文件菜单中的“另存为/导出命令。

　　4.选择“另存为一个外部文件或数据库选项，然后单击“确定按钮。

　　5.在“保存类型框中，为输出数据选择格式：如果要创建保持原有数据格式的文档，请单击“RTF格式；如果要创建普通的文本文件，作为邮件合并数据源使用，请单击“MicrosoftWord合并文件按钮。

　　6.在“文件名框中，指定新文档的文件名称。

　　7.如果以RTF格式保存文档，并且希望马上启动Word打开此文档，请选中“自动启动复选框。

　　8.如果要选定指定的数据行列，则要选中“选择选项。

　　9.单击“导出命令完成输出。

二、向MicrosoftAccess中导入Word文本文件

　　1.在Word中将文件另存为用逗号分隔或用制表符分隔的文本文件。

　　2.切换到MicrosoftAccess，然后打开新的或已有的数据库。

　　3.单击“数据库窗口的“表选项卡。

　　4.指向“文件菜单中的“获取外部数据命令，然后单击“导入。

　　5.单击“文件类型框中的“文本文件命令。

　　6.在“文件名框中，输入要导入的文本文件的名称。

　　7.单击“导入命令。

　　8.根据“导入文本向导对话框中的指导进行操作。

　　要查看更多的选项或修改指导项(比如域分隔符)，可单击第一个向导对话框中的“高级命令。如果要保存指定项，以便下次导入相似的文本文件时可用它们，请单击“另存为命令。