轻松合并不同版本的Word文档

dn001 2009-05-22 18:30:20

　　在日常工作中，经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来。比如，笔者在写作的过程中，有专人负责审校工作，这种审校不是采用插入批注的方式，而是直接在文档上进行修改，不过保存时会用另外的文件名存盘。

　　当审校完毕，就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。读者朋友中一定也会有遇到类似情况的例子，如果掌握了合并文档的方法，则可以方便而轻松地完成这种工作。下面根据笔者的实际使用经验向大家介绍如何快速比较与合并不同版本的Word文档。

　　例如现在有一篇Word文档的两个版本：一个原文档名为“第15章.doc”，另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。具体操作步骤如下。

　　1.打开原文档“第15章.doc”。

　　2.选择菜单命令“工具>比较并合并文档”，打开如图1所示的“比较并合并文档”对话框，选中审校后的文档“第15章-2.doc”，然后单击“合并”按钮。

图1 “比较并合并文档”对话框

　　这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，如图2所示。

图2 Word列出两个文档中的不同之处

　　而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏，如图3所示。

图3 “审阅”工具栏

　　 3.首先要做的是按顺序查看文档中的批注框，然后根据需要做出决定。例如图2中的第1个批注框，在上面单击右键，弹出如图4所示的菜单，如果同意修改，则选择“接受删除”，如果不同意，则选择“拒绝删除”。

图4 右键菜单(1)

　　不同的批注，右键菜单中的命令也会有所不同。例如右键第3个批注框，弹出的右键菜单会如图5所示。这时则选择“接受格式更改”或“拒绝格式更改”。

图5 右键菜单(2)

　　4.如果不使用右键菜单，也可以在将插入点定位到某批注框后，单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按钮或“拒绝所选修订”按钮。

　　5.接受或拒绝一个批注后，可以单击“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”按钮或“前一处修订或批注”按钮查看前一处或后一处批注，继续审阅。也可以单击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮，在文档窗口底部打开审阅窗格，通过它可以快速查看文档中的批注，如图6所示。再次单击该按钮，或者双击文档窗口与审阅窗格之间的分界栏，可以将审阅窗格关闭。