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　　小张在单位办公室工作，材料写得好，电脑玩得也不错。又到每年写年终总结的时候，领导给他派了活儿:马上把上报分公司的《2004年度工作总结》写出来，由于要用正规行文格式上报，因此，光写出来还不够，还要制作成公文。接下来，就让我们随他一起去完成这份04年度工作报告吧！

　　第一步:设置版面格式

　　由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确规定，因此设置也带有一定特殊性。

　　1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿，首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。

　　

　　为了方便，可以把最常使用的字体格式设为默认，方法是在主菜单上“格式→字体”设好字体再按“默认”按钮(见图2)。

　　

　　2.依次点击“文件→页面设置”，进入“页面设置”对话框(见图3)，在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。