在工具栏中选择“插入”面板，然后点击“ SmartArt”按钮，就会弹出“选择SmartArt图形”对话框，这里可以看到内置的SmartArt图形库，其中一共提供了80种不同类型的模板，有列表、流程、循环、层次结构、关系、矩阵、棱锥图等七大类（如下图）。
这里以插入一个循环结构的图形来说明SmartArt的基本用法。选择循环结构中的块循环，单击“确定”，在左边的框中可输入文字，输入的内容立刻就可以显示在图表之中，字体等等格式是按照预先模板的格式显示的，可选中文字后单击右键就可调整文字的格式，也可单独对各个区块用鼠标调整。
在选中SmartArt图形时，工具栏上就会出现“SmartArt工具”，下面还有“设计”与“格式”两大功能区，可以对图形进行美化操作。在“设计”工具中，可以对图表的色彩风格进行设置（如下图），只要鼠标移至模板上方就可以看到效果，十分方便。
在“样式”中可以为区块选择外观风格，可以有“简单”和“三维”样式供选择（如下图）。
SmartArt图形格式本身也具有图片的性质，所以它同样适用修改图片风格的各种工具。在“格式”工具区分别有“形状”“形状样式”等工具可以选择使用。可以改变各个区块的大小，进行图形区内的文字格式的填充、修改和改变形状效果，可以根据自己的想象进行设计（最后效果如下图所示）。
