二、虚拟邮件功能

　　这里所说的邮件的虚拟是指仅用电子邮件来达到单位内部员工相互传递文档功能，我们可以利用该功能轻松地完成诸如单位员工信息登记之类的工作。例如，假设单位要进行一次员工个人信息登记普查活动，按惯例单位事先把信息登记表格准备好，然后依次邀请员工进行现场登记，现在我们只要通过邮件的虚拟发送功能，就能让员工做在自己的电脑前完成这项登记工作了：

　　1、首先单位必须通过Word2002制作好员工个人信息登记表，然后将该表格文档作为电子邮件的附件以Word格式（.doc）保存起来；

　　2、接着在打开的员工个人信息登记表界面中，依次单击“文件”/“发送”/“传送收件人”命令，并在打开的对话框中选择好传送文档的收件人，收件人可以在通讯簿中选择，也可以在个人通讯组列表中选择，甚至还允许用户自行添加；

　　3、一旦确定好文档的接受人后，单击“确定”按钮返回到“传送名单”对话框，并在该对话框中通过更改列表中收件人姓名的前后顺序，可以改变收件人接收传送文档的顺序。只需要先选定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后单击相应的移动箭头按钮即可；为了能让员工清楚此次文档传送的目的，大家还可以在该对话框中设定好邮件的发送主题和消息正文，员工在收到文档后，就能知道该如何处理文档了；

　　4、上面的工作做好后，只要再依次单击菜单栏中的“文件”/“发送”/“下一传送收件人”命令，Word2002就会自动启动系统中的默认邮件程序来将当前打开的文档以附件的形式，传送给事先设定好的传送名单中的第一位接受人；

　　5、第一位员工在接受到文档后，可以打开附件中的表格，并按照指定要求填写好表格后再重新进行保存，然后按照上面的步骤依次发送给每位收件人。当所有收件人都在该邮件中填写完各自的信息后，表格将自动发还给单位的原始发送者，最后单位根据反馈回来的表格信息就能达到普查员工个人信息的目的了。