一日，学校急需修订讨论一份材料，可打印机偏偏又罢工了，若到外面去打印，一是往返距离较远，另一个原因可是比较麻烦：花钱的事可要经过申请、批示、签字、报销等手续呀……，看着头儿为难的样子，我顺口说了一句，可以进行网上修订呀，说干就干，我们赶紧召集参与修订的人员做了详细的讨论，下面是我们总结出来的方法，实现的效果还真不错，今天也让大家分享一下吧。

　　现在许多学校都建立了校园网，并安装了相应的校园网配套应用软件，在信息共享、交流等方面效果很好，但在某些方面的应用还不成熟，有待完善。如对于制定的文件、计划、规章制度等的批注和修订，就解决的不好，就说我们学校吧，刚刚我们讨论的问题以前就不能完全在校园网上完成，其实若将校园网的文件共享功能和Word的审阅功能结合起来使用，不失为一种较好的解决方法。

　　起草

　　由起草者写出草稿后，在办公室微机上将草稿设置为完全共享(一定要设置密码)，并通知审阅者，告知共享的文件夹名称及密码，限定在一定时间内审阅完毕。

　　审阅

　　审阅者通过“网上邻居”找到起草者建立的文档后，直接在起草者的微机上打开Word文档，开始审阅。利用Word中的审阅功能，可以在不修改原稿的情况下对文件进行建议性审阅，而且可以多人对一个文件加入不同的批注，最后由文件起草者统一阅读批注，考虑审阅者需要对文件进行修改，对于审阅的材料可以保存为不同的版本从而多次进行修改、讨论，这样可以通过校园网将文件修订完毕，最后一次性打印出来即可。这样大大减少了文件修改的工作量，缩短了审阅周期，提高了工作效率，节约了办公经费。下面是一些具体的操作步骤：

　　1、如果没有打开审阅工具条，请在工具栏上右键单击，选中“审阅”，打开“审阅”工具条。

　　

　　2、如果对文档中的某一部分有不同看法，先单击“审阅”工具栏上的[突出显示]按钮，光标变为笔的形状，然后用“笔”画过要突出显示的文字，完成后，再单击[突出显示]按钮，光标还原。突出显示某些字后，这些字就有了背景颜色，默认的背景颜色为黄色，当然也可以自己设定。