3、将有问题的文字突出显示后，可以插入“批注”进行说明，将光标定位于要插入批注的地方，单击[插入批注]按钮，在文档下方打开一个插入批注窗口，输入需要批注的内容后单击[关闭]按钮后完成。

　　

　　4、审阅文件时，如果想直接在原文件上修改，就单击[修订]按钮，进入修订状态，这时对文件的修改被记录下来。如果键入新的文字，它将被加上下画线以标明是添加的文字，如果删除了一段文字，这些文字也不会在文件中消失，它将被设置成中画线以标明是一个建议的删除。文件被修订后，修订的文字显示不同的颜色，光标移到上面时，会显示出修订者的姓名和修订时间等。

　　5、审阅者审阅完毕，保存文件后关闭退出即可，下一个审阅者可继续打开文件进行审阅。如果两个审阅者“撞车”，同时要打开文件进行审阅呢？这不用担心，后来者是不能打开已打开的文件的(此时会有提示出现)，他只能以副本的形式打开，不会干扰先到者的工作的。

　　定稿

　　所有审阅者审阅完毕后，定稿者就可以开始工作了。定稿者在审阅加入批注的内容时，只要将光标移到突出显示的文字上，在文字上就会自动显示出加入的批注和加入者的姓名。如果要阅读下一个批注，只要单击[下一批注]按钮，光标就会自动跳到下一批注处。如果要删除阅读过的批注，只要将光标移到突出显示文字处，单击[删除批注]按钮即可。

　　定稿者在审阅修订内容时，将光标移到修订处，根据需要来决定是“接收修订”还是“拒绝修订”。如果同意修订者的建议，就单击工具栏上的[接收修订]按钮，修订的内容就生效了，新添加的内容会变成文件的一部分，删除的文字会真的被删除。如果感觉修订的部分价值不大，就单击工具栏的[拒绝接收]按钮，修订的文字不见了，而单击工具栏上的相应按钮，可以查看“前一处”或“下一处”的修订。

　　对于修订的文件，可以单击工具栏上的[保存版本]按钮，保存为不同的版本，供审阅者继续审阅、讨论、修订，直至最后定稿。

　　使用此方法，整个审阅过程都是在网上进行的，不需将文档打印出来再修改，既提高了工作效率，又节约了办公经费，何乐而不为呢？