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Word2003新鲜体验之二:文档也能智能化

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WORD的邮件合并功能,可以将文档与后端的数据库合并,从而快速、批量地生成文档。不过有时文档比较复杂,数据清单可能不只一个,用邮件合并功能完成起来很困难或根本无法完成,这时我们就需要借助WORD2003新增的智能文档功能了。

  Word 2003的智能文档基于XML架构,并采用了一种将业务逻辑和自定义操作绑定到WORD文档的技术。该技术可以使WORD轻松读取外部数据库信息,将其放入文档中的相应位置,这样用户就可以根据事先设计好的流程,轻松地填写表单了,从而大大提高了处理复杂文档的效率。
在下面的示例文档中,包含了销售人员给一位客户(医生)的一封短信、产品数据表和一个表单,以及其它相关的信息。以前,要创建此类文档,销售人员需要在从各种数据库中查找客户信息,并进行汇总。过程十分繁杂,而利用智能文档则大大简化了这个过程。

  首先打开一个已经附加了XML标记的WORD文档(可参考“支持XML扩展标记语言”一节)。


  单击菜单“工具|模板加载项”命令,在XML扩展包中找到所需加载的XML扩展包文件(扩展名为XML)。


  单击菜单“视图|任务窗格”,在任务窗格下拉列表中选择新增的“文档操作”窗格。