也许你拥有一台以上的打印机，或者，偶尔要把Word文档“打印到传真机、email，甚至PDF文件；也许你只有一台打印机，但经常要按照多种不同的方式打印Word文档，例如，有时候要手动双面打印，有时要打印整个文档，有时只希望打印文档中选中的一部分。不管怎样，每次打印时都要修改打印配置是一件很麻烦的事情。好在Word有着几乎无所不能的定制能力，我们可以将这些繁琐的操作简化成鼠标的轻轻一击。
如图一所示，把各种常用的打印配置分别定义成一个Word菜单或快捷键，不仅可以提高打印操作的速度，而且有效地避免了设置过程中可能出现的误操作。要将打印配置定义成Word菜单，可以按照两个步骤进行设置：第一，为每一种打印配置创建一个Word宏；第二，为每个宏创建相应的Word菜单。下面我们就来看看具体的操作过程。注意，本文的说明以Word 2002（Word XP）为准，但其一般原理适用于从Word 2002到Word 95的各个版本。当然根据Word版本的不同，具体的设置细节可能有出入。
一、录制宏
在创建宏之前，务必检查一下每一种输出设备都已经准备就绪（如果是打印机，检查电源是否开启、是否已经进纸）。最好能够先试着操作一下，在不记录宏的情况下按正常的操作步骤做一遍。在正式创建宏的时候，我们希望只记录那些确实必要的操作步骤，避免在记录宏的过程中出现错误，因为Word的宏记录器会记录用户的每一个操作――包括误操作。例如，录制宏的时候如果出现打印机缺纸的错误提示，会让正在记录的宏失效。
做好准备工作之后就可以开始录制宏。选择Word菜单“工具→“宏→“录制新宏。在“录制宏对话框中，如图二，输入宏的名称。宏的名称应当简短、便于记忆。Word对宏的名称有着严格的限制，最长不得超过255个字符，必须以字母开头，不得包含空格、句点和特殊字符，例如!、 @、 &、$或#。
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图2
点击图二中的“确定按钮，出现图三所示的小工具栏。它的作用是：如果在录制宏的过程中，需要临时停止一下录制过程，点击工具栏右边的按钮；当宏录制完毕之后，点击左边的按钮。
