现在网络上的资源越来越丰富，用户时常需要将自己喜欢的内容收集起来，如：一篇精彩的文章、一页常用的英文短语集汇或者自行整理一份常用的操作技巧。这些内容在互联网这个大知识库中可以轻松取得，但是由于网页中文字的排版并不象常用的文字处理软件这么智能，因此，用户在对这些内容进行重新排版时往往会花费很多时间。目前的 WPS文字 已经考虑到用户的这种需求，专门设计了“文字工具供用户使用，用户在整理文档的过程中，如果能够合理地利用这些工具，将会对提高工作效率有帮助。

　　特色功能简介

　　在目前 WPS文字 的新版本中对原有的功能进行了全面地优化和改进，用户通过：选择“工具｜文字工具可以看到以下菜单，如图 1中右侧子菜单所示：

图1 WPS文字的“文字工具

　　下面将对常用的功能进行简单地介绍：
　　1、智能格式整理；
　　2、删除首行空格和删除空格；
　　3、处理段落首行缩进；

　　智能格式整理的妙用

　　由于网页的制作者习惯各不相同，因此经常从网页中复制的内容排版可能并不能满足用户的要求，如下图所示的文档，用户希望将其修改为标准排版格式：
　　1、按照中文排版的习惯，每段的首行通常采用段落首行缩进格式；
　　2、清除所有行首的多个占位空格；
　　3、删除多余的空行；

图2 存在多余字符的文档

　　如果用户习惯使用样式来设置，那么多余的空行或空格还需要另行处理；如果用户习惯使用查找替换来处理，那么段落格式的调整可能又比较麻烦。这时候，用户完全可以使用“智能格式整理工具来一次性进行整理。具体操作步骤如下：
　　步骤1　首先选择需要调整的文字范围，如第2行到文档末尾；
　　步骤2　选择“工具｜文字工具｜智能格式整理菜单项，系统会自动按用户的要求进行调整，整理结果如图 3所示。

图3 段落格式调整后的结果

　　智能地处理英文文章

　　 通常情况下，英文文章是不需要在每段落的首行使用空格来进行缩进，如果用户习惯地在文章中添加了多个空格，可以通过“删除首行空格的工具来一次性删除。
另外，用户希望将网页上的某些英文文章保存下来，以便于平时阅读，如果复制的文章中包含有多个连续空格（或者由于用户在编写英文文档时误输入了多个连续空格），如图 4所示，用户如果想利用常规的方法（如查找替换）整理这样的文章就显得力不从心了。

图4 存在多个连续空格的英文文章

　　对于这样的文章，用户只需要使用“删除空格的工具就可以轻松解决，具体方法如下：
　　步骤1　首先选择需要调整的文字范围；
　　步骤2　选择“工具｜文字工具｜删除空格菜单项，系统会自动按照英文单词的处理规则（各单词间保留一个空格）进行调整，整理结果如图 5所示。

图5 英文文章调整后结果

　　处理段落缩进格式

　　有些时候，从其他软件中复制来WPS文字中的文字内容并不带段落缩进格式，如果用户希望对这些文字段落进行统一设置，除了通过段落“样式来设置以外，用户还可以通过选择“工具｜文字工具｜段落首行缩进2字符来实现。
　　另外，如果用户的文章需要在网上发布，或者提供给普通文本编辑器处理，由于这些软件都不支持段落缩进格式，因此，为了保持文章的原有格式，用户可以通过选择“工具｜文字工具｜段落首行缩进转为空格来实现转换，转换后的文章会取消原有缩进，并自动将“首行缩进转换为两个全角空格，以便于其他软件进行排版。

　　其他工具

　　段落重排：允许用户将多个段落进行合并，常用于处理象有些邮件文档的处理。
　　删除空段、删除软回车：软回车主要是指手工换行符，在网页排版中用户常用“
来进行强行换行，因此这两个工具常用于处理从网页上复制文章内容的段落处理。
　　增加空段、转为空段分割：常用于普通文本编辑工具的格式排版。

　　小结
　　通过文字工具，用户可以灵活地进行段落格式调整，具体表现在：
　　1、合理地使用“段落重排和“智能格式整理工具，可以帮助用户快速地调整多种不规范的文档。
　　2、在处理非全角字符（如：英文等其他半角字符）文章时，灵活地运用“删除空格等工具可以对文档中的连续空格（包括全角或半角空格）进行快速修改。
　　3、利用“删除空行、“删除软回车等工具，可以快速地处理从网页上粘贴的文章内容。
　　4、灵活地使用“段落首行缩进等工具，可以方便地将调整文章段落缩进格式，以便于将文章提供给网页（或普通文本编辑器）等软件的使用。

　　适用范围:
　　适用于WPS Office 2005及以上版本。